Privacy verklaring Organisatie van de Polderloop
Inleiding
Organisatie van de Polderloop (hierna: “wij”) verwerkt privacygevoelige informatie, ook wel persoonsgegevens genoemd, van haar wedstrijd- en recreatielopers, vrijwilligers, sponsoren en andere relaties. In sommige gevallen werken wij daarbij samen met andere organisaties of bedrijven. Wij doen dit om onze belanghebbenden zo goed mogelijk te helpen en onze doelstellingen te bereiken.
Wij vinden het van groot belang dat er zorgvuldig wordt omgegaan met persoonsgegevens. Persoonsgegevens worden door ons dan ook zorgvuldig verwerkt en beveiligd. Daarbij houden wij ons aan de eisen uit de privacywetgeving. Dat betekent bijvoorbeeld dat wij:
- vermelden voor welke doeleinden wij persoonsgegevens verwerken;
- het verzamelen van persoonsgegevens beperken tot alleen de persoonsgegevens die nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
- je eerst vragen om uitdrukkelijke toestemming om jouw persoonsgegevens te verwerken in situaties waarin jouw toestemming vereist is;
- jouw gegevens niet doorgeven aan derde partijen, tenzij dat nodig is om de gevraagde dienst te kunnen leveren of wanneer wij daar wettelijk toe verplicht zijn;
- wanneer wij jouw gegevens delen, zorgen dat deze niet voor andere doeleinden worden gebruikt;
- passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen nemen om jouw persoonsgegevens te beschermen en dat ook eisen van partijen die in opdracht van ons persoonsgegevens verwerken;
- jouw recht respecteren om jouw persoonsgegevens op jouw aanvraag in te zien, te corrigeren, te rectificeren of te verwijderen.
In deze privacyverklaring leggen we uit waarom en op welke manier we jouw persoonsgegevens verwerken.
Organisatie van de Polderloop – Contactgegevens
Wij zijn Organisatie van de Polderloop. Deze privacyverklaring ziet toe op al onze verwerkingen.
Wij zijn gevestigd op Wakkerendijk 64 A, 3755 DD Eemnes. We helpen je graag met jouw vragen. Hiervoor kun je contact opnemen met ons via bestuur@kpjeemnes.nl
Vragen
Voor verdere vragen over cookies, privacy en deze verklaring kun je contact
opnemen met ons secretariaat.
Ons privacy en cookie beleid houdt rekening met een aantal wetten, o.a.:
- Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) – ook bekend als General Data Protection Regulation (EU) 2016/679
- Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming (UAVG)
- Telecommunicatiewet
De eerste twee wetten zijn per 25 mei 2018 ingegaan en
vervangen per die datum de Wbp.
De verwerking van jouw persoonsgegevens, zoals beschreven in deze verklaring,
is toegestaan op basis van deze wetten omdat we een overeenkomst met jou hebben
en/of toestemming van jouw kant hebben, of een gerechtvaardigd belang (voor de
beschreven doeleinden) hebben om deze verwerking uit te voeren, of omdat het
vereist is door de wet. We sturen je alleen marketing-communicatiemiddelen met
jouw toestemming, en je kunt er altijd voor kiezen om deze stop te zetten
(‘opt-out’).
Welke bijzondere en/of
gevoelige persoonsgegevens verwerken wij?
Afhankelijk van de diensten en functionaliteiten die je van ons gebruikt, of op
andere wijze met ons deelt, kunnen wij de volgende persoonsgegevens van jou
verwerken:
voornaam
voorletters
tussenvoegsel
achternaam
geslacht
geboortedatum
postcode
huisnummer
huisnummertoevoeging
straat
woonplaats
land
telefoonnummer
mobiel
e-mailadres
klachtinformatie
ontvangen correspondentie
Jongeren
Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar, tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als je er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via ons secretariaat, dan verwijderen wij deze informatie.
Hoe verkrijgen we persoonsgegevens?
We kunnen persoonsgegevens van jou verzamelen wanneer je direct met ons contact opneemt.
Bijvoorbeeld wanneer je ons direct benadert over onze activiteiten, je registreert als donateur of vrijwilliger, een donatie doet, ons informatie stuurt of via social media direct contact met ons legt.
We kunnen ook persoonsgegevens verzamelen wanneer je informatie deelt via een derde partij waarmee wij samenwerken.
Bijvoorbeeld wanneer je via een leverancier je aanmeldt als sponsor voor de organisatie van de Polderloop.
We kunnen informatie verzamelen uit geaggregeerde of anonieme informatie.
We kunnen informatie verzamelen over de diensten die je mogelijk gebruikt en hoe je deze gebruikt, bijvoorbeeld wanneer je onze website bezoekt of een YouTube filmpje bekijkt.
Waarom verwerken wij die persoonsgegevens?
Wij verwerken bovenstaande persoonsgegevens voor één of meer van de volgende doeleinden (afhankelijk van welke diensten of functionaliteiten jij afneemt en/of gebruikt), waaronder:
- Om jou te informeren over onze projecten, acties of diensten waarom je verzocht hebt of waarvan wij vermoeden dat deze voor jou interessant zijn.
- Om jou te informeren over ons werk en onze activiteiten.
- Om jouw donaties te verwerken en beheren.
- Om het aanmaken en beheren van een actiepagina mogelijk te maken, inclusief de sponsoring die via die pagina loopt.
- Om je inschrijving voor onze nieuwsbrief te verwerken.
- Om je te benaderen als contactpersoon voor een organisatie.
- Om de persoonlijke informatie die we van je verzamelen te analyseren en samen met publiek beschikbare informatie gebruiken om je interesses, voorkeuren en donatiemogelijkheden beter te leren kennen, zodat we je beter kunnen contacten en geen onwenselijke communicatie sturen.
- Om berichten die getoond worden aan te laten sluiten op jouw interesses, voorkeuren en andere kenmerken.
- Om de inhoud en werking van onze website te analyseren en te verbeteren (geanonimiseerd).
- Om te voldoen aan onze wettelijke plichten
(bijv. t.a.v. de belastingen, of in geval van calamiteiten t.b.v. politie en justitie).
Met name m.b.t. servicemeldingen kunnen we je benaderen via e-mail als je er in hebt toegestemd om op deze wijze benaderd te worden.
Als je ons van je postadres of telefoonnummer hebt voorzien, kunnen we je
informatie sturen over ons werk of andere communicatiemiddelen zoals
hierboven beschreven. Dit kan via directe post of via de telefoon, tenzij je
hebt aangegeven dat je niet op deze wijze benaderd wilt worden.
Te allen tijde kan je verzoeken om dit soort marketingactiviteiten stop te
zetten. Benader hiervoor ons secretariaat.
Ontvangers van de
persoonsgegevens
Belangrijkste ontvanger van de persoonsgegevens is natuurlijk de organisatie
van de Polderloop. Ook zijn er enkele partijen die deze gegevens kunnen
verwerken, denk hierbij aan hostingpartijen, communicatiepartijen, financiële
dienstverleners en partijen die voor ons sponsoren werven/benaderen. Deze
partijen verwerken persoonsgegevens alleen in opdracht van ons en uitsluitend
voor de doeleinden waarvoor deze bestemd zijn.
Veilige omgang met
persoonsgegevens
De organisatie van de Polderloop draagt zorg voor een passende
organisatorische, technische en fysieke beveiliging van haar systemen, waarin
je gegevens worden opgeslagen. Op deze wijze stellen we zeker dat je gegevens
alleen toegankelijk zijn voor personen die daar uit hoofde van hun functie
bevoegd toe zijn. En dat de gegevens alleen worden gebruikt voor de doeleinden
waarvoor ze zijn verkregen en daarmee verenigbare doeleinden.
Persoonlijke gegevens van websitebezoekers, nieuwsbriefabonnees en donateurs
worden met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld. De persoonsgegevens
die je uitwisselt via onze webformulieren kunnen niet leesbaar onderschept
worden door anderen.
Als jij het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of
aanwijzingen hebt van misbruik, neem dan contact op met ons secretariaat.
Ook bij de verdere verwerking van persoonsgegevens in onze administratie
eerbiedigen wij de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
Hoe lang bewaren we
persoonsgegevens
De organisatie van de Polderloop bewaart je persoonsgegevens niet langer dan
strikt noodzakelijk is. De bepaling van de bewaartermijn is afhankelijk van het
doel waarvoor de organisatie van de Polderloop de gegevens heeft verzameld en
van eventuele wettelijke plichten om gegevens te bewaren.
Delen van persoonsgegevens met derden
Je gegevens worden alleen aan een derde partij verstrekt, als dat noodzakelijk
is voor het doel waarvoor zij zijn verkregen; bijvoorbeeld om je een brief te
kunnen sturen of je te bellen. De benodigde data worden altijd op beveiligde
wijze uitgewisseld. Met uitvoerende derden leggen wij vast dat deze gegevens
alleen voor het afgesproken doel gebruikt worden en daarna vernietigd worden.
Ook kan het zijn dat we door overheidsinstanties of andere partijen wettelijk
worden verplicht om jouw gegevens af te staan. We delen dan alleen de strikt
noodzakelijke gegevens.
De organisatie van de Polderloop verstrekt nooit persoonsgegevens aan partijen
waarmee wij geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten.
Waar slaan we persoonsgegevens
op?
Voor het verkrijgen en bewaren van bepaalde gegevens werken we met
verschillende applicaties. Om je privacy te waarborgen, zijn deze applicaties
aan strenge regels gebonden. Alle gegevens worden opgeslagen in Nederland, dus binnen
de Europese Unie.
Gegevens inzien, aanpassen of
verwijderen
Onder de AVG heeft iedereen een aantal rechten. Wij doen ons uiterste best om
hier zo goed mogelijk aan te voldoen. Heb je tips of opmerkingen? Laat het ons
dan weten! Om van je rechten gebruik te maken kun je contact met ons opnemen
via ons secretariaat.
Informatie en inzage: Uiteraard kun je inzien welke
persoonsgegevens we van jou verwerken. We vertellen je dan ook graag meer over
het hoe en waarom we die gegevens verwerken.
Rectificatie: Heb je het idee dat we verkeerde gegevens
van jou hebben? Laat het ons dan weten, dan passen we het aan.
Vergetelheid: Je kan je de persoonsgegevens die wij van
jou hebben, laten verwijderen. Het kan zijn dat we voor andere doeleinden
(administratie of ontdubbelen bijvoorbeeld) die gegevens dan nog wel moeten
verwerken.
Beperking: Heb je het idee dat wij jouw
persoonsgegevens onrechtmatig of onjuist verwerken, dan kun je die verwerking
ook laten beperken.
Bezwaar: Voor de verwerking van jouw persoonsgegevens
kan je bezwaar indienen. Gaat het om marketing? Dan zullen we die verwerking zo
snel mogelijk beëindigen.
Overdraagbaarheid: Dit is een nieuw recht onder de AVG
om je persoonsgegevens over te (laten) dragen. Mocht je hier gebruik van willen
maken, neem dan contact met ons op.
Verder kan je ook je toestemming te allen tijde intrekken voor bijv. het
ontvangen van e-mails, of andere verwerkingen.
Ook kan je aangeven dat je geen marketinginformatie meer wenst te ontvangen.
Deze en andere voorkeuren kan je aan ons secretariaat laten weten.
Als je hebt aangegeven dat je niet meer voor marketingdoeleinden benaderd wenst
te worden, zullen we deze details bewaren op een afmeldlijst om te zorgen dat
we je niet verder benaderen voor marketingdoeleinden. We kunnen je dan voor
administratieve doeleinden nog steeds benaderen
Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging
van je persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van je toestemming of bezwaar
op de verwerking van jouw persoonsgegevens sturen naar ons secretariaat. Om er
zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vragen wij jou
een kopie van je identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen.
Maak in deze kopie je pasfoto, MRZ (machine readable
zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en
Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van je privacy. Je kan
hiervoor bijvoorbeeld de ‘KopieID app’ gebruiken.
We reageren zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken, op jouw
verzoek.
De organisatie van de Polderloop wijst je er tevens op dat je de mogelijkheid
hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit
Persoonsgegevens, als je denkt dat wij niet handelen in overeenstemming met de
privacywetgeving.
Cookie-verklaring Organisatie van de Polderloop
Wij maken geen gebruik van marketing cookies. Wij gebruiken alleen analytische en functionele cookies. De gegevens van onze bezoekers zijn anoniem.
Wijzigingen cookie- en privacyverklaring
Organisatie van de Polderloop behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te
brengen in deze cookie- en privacyverklaring.
De laatste wijziging heeft plaatsgevonden op 1 januari
2020